Impreza integracyjna, zwana także imprezą firmową, to wydarzenie organizowane przez przedsiębiorstwa, mające na celu zintegrowanie pracowników, zacieśnienie relacji między nimi oraz wzmocnienie poczucia przynależności do firmy. Wprowadzenie takiej imprezy do życia korporacyjnego może mieć pozytywne skutki dla atmosfery w miejscu pracy, co w konsekwencji przekłada się na lepszą wydajność i efektywność pracy. W dzisiejszym artykule przyjrzymy się, czy i jak wydatki na imprezę integracyjną mogą być uznawane za koszty podatkowe, a także jakie są ograniczenia i wytyczne dotyczące ich rozliczenia.
Wydatki na imprezę integracyjną
We wskazanej problematyce decyzję w ostatnim czasie podjął Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w piśmie z dnia 10 maja 2023 roku (sygnatura 0111-KDIB1-1.4010.30.2023.5.KM). W tej sprawie Spółka akcyjna C. będąca wnioskodawcą prowadzi działalność gospodarczą m.in. w zakresie produkcji. Wnioskodawca organizował w przeszłości i planuje organizować w przyszłości (co roku) branżowe spotkanie okolicznościowe o charakterze integracyjnym. Do uczestnictwa w Spotkaniu integracyjnym Spółka zaprasza: pracowników C.; współpracowników C., tj. osoby świadczące na rzecz C. usługi w ramach prowadzonej przez nie działalności gospodarczej; byłych pracowników C.; członków zarządu C.; osoby najbliższe (członków rodziny) członków zarządu C.; inne osoby sprawujące funkcje kierownicze w C. oraz spółkach powiązanych kapitałowo z C.; członków rady nadzorczej C.; pracowników spółek powiązanych kapitałowo z C.; współpracowników spółek powiązanych kapitałowo z C., tj. osoby świadczące na rzecz powiązanych kapitałowo spółek usługi w ramach prowadzonej przez nie działalności gospodarczej; kontrahentów C oraz przedstawicieli lokalnych władz.
Udział w Spotkaniu integracyjnym nie jest obowiązkowy, jednak do konkretnej, wyznaczonej daty, wymagane jest od Uczestników spotkania przesłanie informacji odnośnie chęci albo braku chęci uczestnictwa w Spotkaniu integracyjnym. W oparciu o przesłane potwierdzenia, Spółka wie na jaką liczbę osób przygotować Spotkanie integracyjne. Spółka co do zasady nie tworzy imiennej listy Uczestników spotkania, ale ma możliwość stworzenia takiej listy, w razie zaistnienia konieczności jej stworzenia.
Celem organizacji Spotkania integracyjnego jest przede wszystkim poprawa atmosfery pracy, bliższe poznanie się pracowników pracujących na co dzień w różnych, odległych lokalizacjach/oddziałach C., co ma w zamierzeniu poprawę efektywności i organizacji pracy, budowę pozytywnych relacji na linii pracownik/współpracownik – pracodawca, większą identyfikację pracowników i współpracowników ze Spółką i jej działalnością. Pytanie w tej sprawie brzmiało – czy wnioskodawca jest/będzie uprawniony do zaliczenia Wydatków związanych ze spotkaniem (z wyjątkiem wydatków poniesionych na alkohol) do kosztów uzyskania przychodów?
Które wydatki zaliczmy w koszty podatkowe według interpretacji?
Wnioskodawca wskazał, że stoi na stanowisku, że jest/będzie uprawniony do zaliczenia Wydatków związanych ze spotkaniem (z wyjątkiem alkoholu) do kosztów uzyskania przychodów. W odpowiedzi dyrektor KIS wskazał, że stanowisko, które przedstawił wnioskodawca we wniosku jest w części prawidłowe i w części nieprawidłowe. W ocenie fiskusa bowiem, Przedsiębiorstwo organizujące imprezę integracyjną jest zobowiązane do podziału wydatków. Może odliczyć koszty udziału jedynie pewnej grupie gości, w tym pracowników i członków zarządu. Niemniej jednak organy podatkowe wyłączają z możliwości odliczenia wydatków związanych z uczestnictwem współpracowników, takich jak osoby prowadzące działalność gospodarczą, członkowie rady nadzorczej, partnerzy biznesowi czy reprezentanci miejscowych władz. Koszty związane z udziałem takich osób w imprezie integracyjnej w ocenie dyrektora KIS nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu w przedsiębiorstwie.
Nadto, warto pamiętać, że aby wydatki na imprezę integracyjną zostały uznane za koszty podatkowe, muszą spełniać kilka warunków. Wydatki muszą mieć związek z działalnością przedsiębiorstwa i być związane z osiągnięciem celów biznesowych, takich jak poprawa relacji między pracownikami, zwiększenie motywacji lub wzmocnienie współpracy w zespole. Po drugie, wydatki muszą być rozsądne i adekwatne do celu, jaki ma być osiągnięty. Wreszcie, konieczne jest także zachowanie odpowiedniej dokumentacji dotyczącej wydatków na imprezę integracyjną, takiej jak faktury, umowy, listy gości, które pozwolą udowodnić, że wydatki były związane z działalnością firmy i inne.
Kontakt w zakresie podatków i obsługi księgowej/rachunkowej
Biuro Rachunkowe Prospect
Jagiellońska 5A/2 25-613 Kielce
tel: +48 41 260 61 22, mail: kontakt@biuro-prospect.pl
