Krajowy System e-faktur jest ogólnopolskim systemem teleinformatycznym będącego kolejnym krokiem do pełnej cyfryzacji. Celem Krajowego Systemu e-Faktur jest umożliwienie podatnikom wystawiania oraz udostępniania faktur ustrukturyzowanych. Faktura ustrukturyzowana to jedna z dopuszczonych do obrotu gospodarczego form dokumentowania transakcji. Pozostałymi są faktury tradycyjne papierowe i faktury elektroniczne.
Czym jest krajowy system e-faktur (KSeF) i jak działa?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur można nazwać centralną bazą faktur. Jest to system teleinformatyczny administrowany przez Krajową Administrację Skarbową. Umożliwia on wystawianie i udostępnianie faktur w formie elektronicznej. Co istotne, nie chodzi konkretnie o faktury elektroniczne, ale o tak zwane faktury ustrukturyzowane. Jest to nowy typ tego dokumentu, który może funkcjonować w obrocie gospodarczym od 1 stycznia 2022 roku. Został on wprowadzony w ramach szerszego pakietu zmian podatkowych pod nazwą SLIM VAT 2.
Krajowy System e-Faktur umożliwia, za pomocą zintegrowanego oprogramowania finansowo-księgowego, wystawienie faktury ustrukturyzowanej w formacie XML. System sprawdza, czy dokument jest zgodny ze standardem i jeśli tak, to nadaje mu unikalny numer. Wystawca dostaje UPO, czyli Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Ważne jest to, aby fakturę wystawiać od razu w KSeF, a nie najpierw robić to w swoim systemie, ponieważ w obrocie byłyby dwie faktury.
Datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest dzień jej wprowadzenia do KSeF, natomiast datą otrzymania – dzień przydzielenia jej numeru identyfikacyjnego. Odbiorca faktury otrzymuje do niej dostęp po uwierzytelnieniu się w KSeF bądź poprzez podanie określonych danych tej faktur.
Wystawianie faktur elektronicznych – dobrowolne czy obowiązkowe?
Na chwilę obecną fakturowanie elektroniczne nie jest obowiązkowe. Jest to rozwiązanie wprowadzone 1 stycznia 2022 roku, które ma przygotować do wdrożenia obowiązkowego wystawiania e-faktur w przyszłych latach. Projekt zakłada, że Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowym w 2024 roku. Dzięki otrzymaniu zgody Unii Europejskiej Polska obok Francji i Włoch została upoważniona do wprowadzenia obowiązkowej e-faktury w relacjach B2B.
Jak zacząć korzystać z krajowego systemu e-faktur?
Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur będzie możliwy po założeniu indywidualnego konta w systemie, które ma być obsługiwane za pomocą komputera i urządzeń mobilnych. Mechanizm uwierzytelniania weryfikuje tożsamość podmiotu próbującego uzyskać dostęp do KSeF. Tożsamość opiera się na kwalifikowanym źródle, jak np. kwalifikowany certyfikat czy Profil Zaufany. Krajowy System e-Faktur będzie dostępny dla:
- podatników,
- podmiotów wskazanych przez podatnika,
- podmiotów wymienionych w art. 106 c,
- osób fizycznych wskazanych przez podmioty wymienione w art. 106 c,
- osób fizycznych wskazanych w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur,
- podmiotów innych, niż wymienione powyżej, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeżeli prawo do wskazania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom.
Czy KSeF zastąpi OCR?
Obecnie wielu księgowych oraz przedsiębiorców użytkuje OCRy, czyli systemy do odczytywania danych z obrazu faktur. Niestety, nawet najlepsze oprogramowanie nie jest nieomylne i wymaga przy rozliczaniu dokładnego sprawdzenia wszystkich danych. Dlatego też, mimo że przyspieszają one znacząco proces księgowania, wciąż nie są dokładne. Do doskonałości może przybliżyć księgowych Krajowy System e-Faktur. KSeF wprowadza jeden ustandaryzowany format faktury, co oznacza, że każdy dokument będzie wystawiany w z góry narzuconym formacie.
Technicznie Krajowy System e-Faktur umożliwia odczytanie danych z takiej faktury przez systemy informatyczne bez wystąpienia błędów. To jeszcze bardziej usprawnia proces rozliczania, a księgowy lub przedsiębiorca będą mogli skupić się na merytorycznym aspekcie zamiast na problemach z błędnym odczytem przez OCR.