W przyjętej przez rząd Ustawie o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tzw. specustawa koronowirusowa) znalazło się kilka zapisów ważnych dla przedsiębiorców, ale też pracowników. Jednym z takich zapisów jest możliwość polecenia pracownikowi wykonania tzw. pracy zdalnej. Wyjaśniamy, co jest pracą zdalną i na czym to polega.
Kiedy pracodawca może zlecić pracownikowi pracę zdalną?
Jednym z podstawowych elementów stosunku pracy jest podległość służbowa (art. 22 § 1 ustawy z 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2019r. poz. 1040 ze zm.) . Polega ona na możliwości jednostronnego wskazania przez pracodawcę rodzaju pracy, godzin pracy lub też miejsca wykonywania zadań. Co do zasady takie ustalenia są dokonywane w umowie o pracę. Zdarzają się jednak sytuacje, kiedy pracodawca jest uprawniony czasowej zmiany zadań (np. na czas nieobecności innego pracownika), zlecenia pracy wykraczający ponad ustalony wymiar czasu pracy (np. zlecenie godzin nadliczbowych przy niespodziewanie dużym zleceniu od klienta) lub wskazania innego miejsca pracy (np. podróż służbowa do siedziby klienta).
Nakaz pracodawcy wykonywania przez pracownika pracy w domu mieści się w granicach dopuszczalnych poleceń służbowych, jeśli rodzaj pracy pozwala na wykonywanie obowiązków zdalnie. Jeśli pracownik nie chce wykonać wydanego przez pracodawcę polecenia służbowego nakazującego pracę w domu bez podania rzeczowych argumentów uzasadniających taką odmowę, pracodawca ma prawo potraktować to jako naruszenie obowiązków pracowniczych. W konsekwencji odmowa wykonywania pracy w domu może być powodem uzasadniającym rozwiązanie umowy o pracę. Inaczej należy potraktować przypadek, gdy rodzaj pracy lub sytuacja mieszkaniowa pracownika nie pozwalają na wykonywanie pracy w trybie zdalnym. Wówczas pracownik nie powinien ponosić negatywnych konsekwencji takiej sytuacji. Należy zatem uznać, że w takiej sytuacji pracodawca powinien zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy na czas, w którym chciałby, aby ten nie pojawiał się w siedzibie firmy.
Na podstawie art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych pracodawca może polecić pracownikowi przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania. To tzw. praca zdalna, mająca za zadanie przeciwdziałanie rozprzestrzenianiu się koronawirusa.
Zgodnie z brzmieniem ustawy za „przeciwdziałanie COVID-19” rozumie się wszelkie czynności związane ze zwalczaniem zakażenia, zapobieganiem rozprzestrzenianiu się, profilaktyką oraz zwalczaniem skutków choroby. Zatem przesłanki polecenia pracownikowi pracy zdalnej są szerokie i w praktyce każdy pracodawca, choćby ze względu na profilaktykę, może polecić pracownikom pracę zdalną.
Sposób wnioskowania o pracę zdalną
Specustawa do walki z koronawirusem nie wskazuje formy, w jakiej pracodawca ma polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej. W związku z tym polecenie takie może zostać wydane przez pracodawcę w dowolnej formie, również ustnie, jednak w interesie obu stron stosunku pracy jest potwierdzenie faktu polecenia pracy zdalnej.
Decyzja o poleceniu pracy zdalnej leży wyłącznie w gestii pracodawcy. Pracownik może oczywiście wnioskować, ale jego wniosek nie wiąże w żaden sposób pracodawcy. Co równie istotne, pracodawca sam podejmuje decyzję, w stosunku do których pracowników wyda polecenie wykonywania pracy zdalnie.
Wskazane przepisy dają pełną dowolność pracodawcy co do podejmowania decyzji dotyczących zlecenia pracy zdalnej. Nie wprowadzają one żadnych ograniczeń co do grupy pracowników, czy rodzaju czynności wykonywanych w związku z realizacją powierzonych zadań. Przepis nie ogranicza możliwości polecenia pracy zdalnej jedynie w stosunku do pracowników zajmujących się bezpośrednią obsługa klienta. Tym samym, jeżeli w omawianej sytuacji wskazana grupa pracowników ma możliwość realizowania zadań w sposób zdalny, to nie ma przeszkód aby pracodawca w stosunku do nich wydał polecenie pracy zdalnej.
Zgodnie ze stanowiskiem Państwowej Inspekcji Pracy i wyjaśnieniami zawartymi na stronie internetowej wskazanej instytucji, ustawa nie określa maksymalnego okresu wykonywania pracy zdalnej. Decyzja w tym zakresie również należy do pracodawcy – może to być czas oznaczony, jednakże uzasadniony przeciwdziałaniem COVID-19. Jednocześnie należy wskazać, że art. 3 ustawy utraci moc po upływie 180 dni od dnia wejścia w życie ustawy. Wydaje się zatem, że czas, na jaki pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej, nie może wykraczać poza wspomniany okres – wyjaśnia PIP.
Praca zdalna a telepraca
Zgodnie z art. 675 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – dalej k.p. praca może być wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. W przeciwieństwie do pracy wykonywanej w warunkach telepracy, przepisy prawa pracy nie regulują warunków oraz zasad wykonywania przez pracownika obowiązków służbowych zdalnie poza zakładem pracy. Pojęcie „praca zdalna” jest więc pojęciem szerszym niż pojęcie telepracy – praca zdalna w rozumieniu tej ustawy polega po prostu na wykonywaniu pracy poza miejscem jej stałego wykonywania na polecenie pracodawcy i w celu przeciwdziałania COVID-19.
Telepracą jest wykonywanie pracy regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Telepracownikiem jest pracownik, świadczący pracę w tych warunkach i przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Przykładowo może to być praca wykonywana na komputerze, a następnie przesyłana pracodawcy za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Praca zdalna może natomiast polegać na tym, że pracownik świadczy powierzoną mu pracę np. w domu bez użycia środków komunikacji elektronicznej (np. komputera czy internetu), dla przykładu pracownik w domu analizuje dokumenty, pisze opinię odręcznie oraz przekazuje pracodawcy efekt swojej pracy.
Wynagrodzenie należne za pracę, w tym też zdalną, nie ulega zmianie. Praca zdalna to po prostu zmiana miejsca wykonywania pracy, ale jest świadczona, dlatego należy się dotychczasowe wynagrodzenie.
Jak dokumentuje się pracę zdalną?
Jest to kwestia uzgodnień pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Świadczenie pracy w formie zdalnej następuje na podstawie polecenia pracodawcy, przy czym przepisy nie przewidują obowiązku zachowania szczególnej formy takiego polecenia. Kwestii tej nie reguluje też art. 100 § 1 ustawy z 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.), który wskazuje, że pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. W konsekwencji, polecenie pracy zdalnej nie musi być wydane na piśmie, ale jak każde inne polecenie służbowe może być wydane ustanie bądź mailem albo sms’em. Dla zachowania celów dowodowych rekomenduje się zawarcie z pracownikiem porozumienia w formie pisemnej, które będzie stanowić załącznik do umowy o pracę. Pracodawca nie ma również obowiązku stworzenia regulaminu pracy zdalnej, gdyż przepisy nie przewidują tego typu formy wykonywania pracy. Dla zachowania ostrożności, pracodawca może poinformować pracownika, że warunki zatrudnienia w pozostałym zakresie nie ulegają żadnym zmianom.
Warto również dodać, że świadczenie pracy w formie zdalnej w celu przeciwdziałania COVID-19 nie stanowi telepracy w myśl przepisów k.p. Co do zasady przyjmuje się, że wymiar pracy zdalnej nie powinien przekraczać połowy etatu, aby nie narazić się na zarzut wykonywania pracy na warunkach telepracy. Świadcząc pracę zdalnie, pracownik nie jest związany obowiązującymi godzinami pracy tak jak w przypadku telepracy, może więc dowolnie dobierać godziny wykonywanej pracy. Pracodawca natomiast nie odpowiada za ewentualny wypadek przy wykonywaniu pracy zdalnej w domu przez pracownika w przeciwieństwie do wykonywania pracy w warunkach telepracy.
