Jednym z podstawowych obowiązków podatników prowadzących Podatkowa Księgę Przychodów i Rozchodów jest sporządzanie przynajmniej raz w roku spisu z natury, zwanego także remanentem. Obowiązek ten wynika z § 27 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia PKPiR i jest o tyle istotny, że wpływa na ustalenie dochodu z działalności gospodarczej. Kto ma obowiązek sporządzić spis z natury, do kiedy i na jakim druku go sporządzić? Na te i inne pytania odpowiemy w poniższym artykule.
Czym jest spis z natury i kiedy go sporządzamy?
Spis z natury jest czynnością, mającą na celu zbadanie faktycznej ilości towarów handlowych, materiałów, półwyrobów, wyrobów gotowych i braków/odpadów posiadanych przez firmę na określony moment, a następnie uzgodnienie tego stanu z ilością wynikającą z odpowiednich dokumentów księgowych i ewidencji. Spis z natury wykonywany jest więc głównie w celu ustalenia właściwej podstawy do opodatkowania za dany rok podatkowy.
Spis z natury powinien zostać przeprowadzony:
– na dzień 1 stycznia,
– na koniec każdego roku podatkowego,
– na dzień rozpoczęcia działalności w trakcie roku podatkowego,
– w razie zmiany wspólnika lub zmiany proporcji udziałów wspólników,
– w razie likwidacji działalności.
Poza wymienionymi wyżej okolicznościami spis z natury podlega wpisaniu do księgi w przypadku, gdy:
– osoby prowadzące działalność gospodarczą sporządzają go za okresy miesięczne,
– na podstawie odrębnych przepisów jego sporządzenie zarządził naczelnik urzędu skarbowego.
Warto również dodać, że obowiązek sporządzenia spisu z natury na początek roku podatkowego nie dotyczy podatników, którzy sporządzili spis z natury na koniec poprzedniego roku. W tym przypadku zamiast spisu z natury na dzień 1 stycznia do księgi wpisuje się spis z natury sporządzony na dzień 31 grudnia poprzedniego roku podatkowego. Co równie istotne, nawet podatnicy, którzy nie dokonują sprzedaży towarów i ich wartość spisu będzie zerowa, taki arkusz muszą sporządzić. Jest to tzw. „remanent zerowy” i jest częstym zjawiskiem np. w przypadku prowadzenia działalności usługowej.
Co obejmuje spis z natury?
Na dzień 31 grudnia podatnik powinien dokonać remanentu i wpisać go do Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Poprawnie sporządzony spis z natury obejmuje:
– towary handlowe (wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym, a także produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej),
– materiały (surowce) podstawowe (materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się głównym elementem gotowego wyrobu lub materiały stanowiące część składową wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania, części montażowe) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. palety, transportery), jeżeli opakowania te nie są środkami trwałymi),
– materiały pomocnicze (materiałami pomocniczymi są niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości),
– półwyroby i produkcję w toku (niegotowe produkty własnej produkcji, a także wykonywane roboty czy usługi przed ich ukończeniem),
– wyroby gotowe (wyroby własnej produkcji, których proces przerobu został całkowicie zakończony; wykonane usługi, prace naukowo-badawcze, prace projektowe, geodezyjno-kartograficzne, zakończone roboty, w tym także budowlane),
– braki (nieodpowiadające wymaganiom technicznym wyroby własnej produkcji, całkowicie wykończone lub doprowadzone do określonej fazy produkcji, jak również towary handlowe, które na skutek uszkodzenia lub zniszczenia w czasie transportu bądź magazynowania utraciły częściowo swoją pierwotną wartość),
– odpady (materiały, które wskutek procesów technologicznych lub zniszczenia czy uszkodzenia utraciły całkowicie swoją pierwotną wartość),
– niewyprzedane wartości dewizowe w kantorach, rzeczy zastawione,
– towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza przedsiębiorstwem,
– towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika (nie trzeba ich jednak wyceniać – wystarczające jest ilościowe ich ujęcie w spisie i wskazanie czyją stanowią własność).
Co do zasady spisowi z natury z natury na koniec roku nie podlegają środki trwałe i wyposażenie. Pełny spis z natury, który obejmuje również te elementy, sporządza się np. przy likwidacji działalności gospodarczej.
Znaczenie spisu z natury
Istotę sporządzenia spisu z natury wyjaśnia art. 24 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z jego zapisami podatnik zobowiązany jest do brania pod uwagę remanentu przy ustalaniu dochodu podlegającego opodatkowaniu za dany rok podatkowy. Dochodem z działalności, zgodnie z ust. 2 powyższego artykułu, jest różnica pomiędzy przychodem w rozumieniu art. 14 a kosztami jego uzyskania:
– powiększona o różnicę pomiędzy wartością remanentu końcowego i początkowego, jeżeli wartość remanentu końcowego jest wyższa niż wartość remanentu początkowego,
– pomniejszona o różnicę pomiędzy wartością remanentu początkowego i końcowego, jeżeli to wartość remanentu początkowego jest wyższa.
Spis z natury sporządzony na koniec roku należy ująć w ostatniej pozycji PKPiR (po podsumowaniu kolumn) za dany rok podatkowy. Wartość remanentu należy jednocześnie ująć jako pierwszy wpis w PKPiR otwierający księgę na kolejny rok. Różnicę pomiędzy spisem z natury końcowym a początkowym należy uwzględnić podczas wyliczania podatku dochodowego w zeznaniu rocznym.
Jakie elementy zawiera arkusz spisu z natury?
Spis z natury powinien zawierać co najmniej następujące dane:
– imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),
– datę sporządzenia spisu,
– numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
– szczegółowe określenie towaru i innych składników,
– jednostkę miary,
– ilość stwierdzoną w czasie spisu, cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
– wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
– łączną wartość spisu z natury oraz klauzulę “Spis zakończono na pozycji…”,
– podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników).
Jak dokonać wyceny na cele spisu z natury?
Podatnik jest obowiązany wycenić:
– materiały i towary handlowe według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są niższe od cen zakupu lub nabycia,
– półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe i braki własnej produkcji według kosztów wytworzenia,
– odpady użytkowe, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania.
Ponadto spis z natury niesprzedanych wartości dewizowych wycenia się według cen zakupu z dnia sporządzenia spisu, a w dniu kończącym rok podatkowy – według cen zakupu, jednak w wysokości nie wyższej niż kurs średni ogłaszany przez NBP w dniu kończącym rok podatkowy, a wartość rzeczy zastawionych – według ich wartości rynkowej. Przy działalności usługowej i budowlanej produkcję niezakończoną wycenia się według kosztów wytworzenia, ale przy założeniu, że nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej. Natomiast produkcję zwierzęcą objętą spisem z natury wycenia się według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, z uwzględnieniem gatunku, grupy i wagi zwierząt.
Podatnik jest obowiązany dokonać wyceny najpóźniej w terminie 14 dni od dnia zakończenia spisu z natury. Czynny podatnik VAT dokonuje wyceny w kwotach netto, natomiast podatnik VAT zwolniony – w kwotach brutto.
Jakie są sankcje w przypadku braku spisu z natury?
Spis z natury, zgodnie z § 29 ust. 5, musi być wpisany do księgi według poszczególnych rodzajów jego składników lub w jednej pozycji (sumie), jeżeli na podstawie spisu zostało sporządzone odrębne, szczegółowe zestawienie poszczególnych jego składników, przy czym zestawienie to przechowuje się łącznie z księgą.
Niesporządzenie spisu lub brak jego wyceny traktowane są jako nierzetelne prowadzenie KPIR i zgodnie z art. 61 k.k.s. podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych. Natomiast w wypadku mniejszej wagi czynu, sprawca podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. Z racji, że zbliża się koniec roku, warto już teraz zastanowić się nad formą przeprowadzenia spisu z natury, aby był rzetelny i staranny.
